GUIDA ALLA COMPILAZIONE DEL MODULO PER LA PROPOSTA DI EVENTI IN OCCASIONE DELLA MILANO ART WEEK 2026
Questa guida fornisce una panoramica dettagliata su come compilare il modulo per la proposta di eventi per l’edizione 2026 della Milano Art Week in calendario dal 13 al 19 aprile 2026.
Trovi il modulo a questo link.
Per sapere di più sulla tipologia di eventi da proporre visita il sito della Milano Art Week.
Per domande inerenti a questo tema puoi scrivere a milanoartweek@artetotale.it
PRIMA DI INIZIARE
Puoi accedere al modulo semplicemente registrandoti con un’e-mail, come descritto qui di seguito.
L’e-mail che utilizzerai per la registrazione sarà considerata il contatto di riferimento per le comunicazione interne e organizzative da parte del team MAW26 e non ti sarà possibile modificarlo o sostituirlo successivamente.
Ti assicuriamo inoltre che questo indirizzo e-mail NON sarà pubblicato nel programma della MAW26, ma verrà utilizzato solo per comunicazioni interne. (Nel modulo ti sarà chiesto successivamente di inserire un’e-mail di contatto per il pubblico).
Potrai aggiungere più eventi compilando lo stesso modulo, anche riaccendendo in più sessioni. Tutti gli eventi che aggiungerai avranno la e-mail che hai impostato in fase di registrazione come contatto di riferimento, ma potranno riferirsi a entità e location diverse.
COME REGISTRARSI
Inserisci l’indirizzo e-mail nel campo dedicato. Dopo aver accettato i Termini e condizioni e l’Informativa sulla privacy, clicca su “Registrati”. Riceverai una e-mail con un codice di 6 cifre.
NB: Controlla anche la cartella SPAM e promozioni nel caso non trovassi l’e-mail nella tua casella principale della posta in arrivo.
Inserisci il codice nello spazio dedicato e clicca su “Verifica codice”. Se non ricevi il codice, clicca su “Invia nuovamente il codice”. Il codice di verifica ha una durata di 5 minuti. Passato questo tempo non sarà più valido e dovrai cliccare su “Invia nuovamente il codice”.
Per assistenza, clicca su Hai bisogno d’aiuto? e l’Help Desk di Artshell prenderà in carico la tua richiesta.
COME FUNZIONA IL MODULO
Lingue e campi
Il modulo è in doppia lingua italiano e inglese. Puoi passare da una lingua all’altra nell’angolo in alto a destra e compilare il modulo seguendo le indicazioni nella lingua che preferisci.
Nel modulo troverai alcuni campi dove viene richiesta la compilazione del contenuto sia in italiano che in inglese, questo perché il sito di Milano Art Week è in doppia lingua italiano e inglese.
All’interno del modulo troverai alcuni campi contrassegnati con un asterisco [*], sono campi che dovranno essere compilati obbligatoriamente perché necessari per procedere con i vari passaggi del modulo. I campi senza asterisco sono invece opzionali.
Suggerimenti ed Help Desk
Oltre al simbolo dell’asterisco in alcuni casi troverai il simbolo [?]. Cliccandolo troverai alcuni suggerimenti utili nel caso tu avessi dei dubbi su come compilare quel campo. Se queste indicazioni non fossero sufficienti puoi sempre cliccare su Hai bisogno d’aiuto? in fondo a ogni pagina del modulo. L’Help Desk di Artshell prenderà in carico la tua richiesta.
Salvataggio dei dati
Alla conclusione di ciascuno dei 3 step (passaggi) del modulo, per continuare la compilazione trovi i comandi Salva e procedi oppure Salva e continua in seguito. Se clicchi su Salva e continua in seguito i contenuti compilati fino a quel momento saranno salvati e potrai riprendere la compilazione in seguito, semplicemente riaccedendo via link al modulo, da qualsiasi dispositivo. Se accedi nuovamente al link con lo stesso dispositivo su cui hai fatto la registrazione non sarà necessario inserire e-mail e codice, mentre se accedi al modulo con un dispositivo differente dovrai inserire nuovamente la stessa e-mail utilizzata in fase di registrazione. Riceverai un nuovo codice di 6 cifre nella tua casella e-mail da inserire.
Ogni volta che accedi al modulo puoi navigare fra i 3 Step e modificare le informazioni inserite in precedenza nei campi. Una volta inviato il modulo invece NON ti sarà più possibile modificare i dati inseriti.
Ti ricordiamo che all’interno del modulo puoi sia aggiungere più attività ad uno stesso evento sia aggiungere più eventi di enti e in location differenti. Tutti gli eventi che aggiungerai avranno la e-mail che hai impostato in fase di registrazione come contatto di riferimento.
STEP 1 – REFERENTE E ENTE ORGANIZZATORE
Nello Step 1 inserisci i dettagli del contatto di riferimento e dell’Ente organizzatore dell’evento.
Nella prima sezione dello Step 1 compila i campi obbligatori Nome, Cognome, e telefono della persona Referente dell’evento.
Come indicato in precedenza, troverai il campo della e-mail precompilato e non modificabile con l’indirizzo e-mail che hai utilizzato per la registrazione al modulo.
NB: Tutte le informazioni di contatto del referente di questa prima sezione saranno utilizzate SOLO per le comunicazioni interne da parte del team della Milano Art Week e NON saranno rese disponibili al pubblico.
Procedi nella seconda sezione dello Step 1 compilando i campi dedicati alle informazioni sull’Ente organizzatore.
Indica il nome dell’Ente organizzatore, la tipologia, e le informazioni di contatto per il pubblico (e-mail, telefono, sito). Aggiungi anche i link ai profili social Instagram e Facebook se presenti.
NB: Nel caso l’evento proposto sia selezionato i dati inseriti in questa seconda sezione saranno inseriti nel programma della Milano Art Week 2026 e rese disponibili online al pubblico.
Clicca su Salva e procedi per continuare o su Salva e continua in seguito per salvare e riprendere in un secondo momento.
STEP 2 – INFORMAZIONI EVENTO
In questo Step 2 compilerai le informazioni inerenti all’evento proposto.
Nella prima sezione dello Step 2 inserisci il Titolo evento, puoi specificare anche il Sottotitolo e curatela.
Le linee guida e i suggerimenti dei campi che trovi al simbolo (?) sono a tua disposizione per una corretta compilazione. Le riassumiamo anche qui di seguito.
Linee guida per la compilazione di titolo e sottotitolo evento:
– Se l’evento è una MOSTRA PERSONALE compila in questo modo
Campo titolo: Nome Cognome Artista - “Titolo della mostra”
Campo sottotitolo: eventuale sottotitolo se presente (utilizza la stessa modalità anche per mostre doppie-personali).
– Se l’evento è una MOSTRA COLLETTIVA compila in questo modo:
Campo titolo: “Titolo mostra”
Campo sottotitolo: elenco degli artisti in mostra, ordinati alfabeticamente per cognome.
Utilizza le lettere maiuscole solo dove necessarie, non inserire titoli TUTTI IN MAIUSCOLO se non è una caratteristica specifica della titolazione dell’evento.
Presta attenzione a inserire nei campi Versione ITA e Versione ENG i contenuti nelle lingue in cui desideri che appaiano rispettivamente nel sito italiano e inglese della Milano Art Week.
NB: Se il titolo e il sottotitolo dell’evento non richiedono una traduzione, come nel caso di titoli nati in una sola lingua (italiano, inglese o una terza lingua), giochi di parole, riferimenti intraducibili, ripeti lo stesso contenuto in entrambi i campi ITA / ENG.
Nella seconda sezione dello Step 2 inserisci le informazioni della Location dell’evento che può essere la stessa dell’Ente organizzatore oppure una location “esterna”. Nel caso la location sia la stessa dell’Ente organizzatore ripeti il nome di quest’ultimo in Nome Location. Nel caso l’evento si svolga in un altro luogo, inserisci il nome della Location “esterna”.
Copia e incolla l’URL della location da Google Maps, come indicato nei suggerimenti, e inizia a digitare l’indirizzo nel campo Indirizzo sottostante, il sistema compilerà automaticamente i campi mancanti (CAP, Città, Provincia, Nazione).
Controlla che il pin sia posizionato correttamente sulla mappa, e nel caso non lo sia trascinala per modificarlo. Ti chiediamo inoltre di selezionare la zona dell’evento dal menù a tendina e selezionare se la location sia facilmente accessibile o meno a persone con ridotta mobilità.
Nella terza sezione dello Step 2 Date, orari e ingresso ti viene chiesto di inserire una o più “Attività” al tuo evento. Il tuo evento può infatti coincidere con una sola attività, oppure puoi aggiungere diverse Attività al tuo evento, segnalando, ad esempio un’inaugurazione, la presenza di mostra una in corso, un'orario di visita più esteso, una visita guidata, un talk ecc.
Tutte le attività create in questa sezione faranno parte dell’evento “principale”.
NB: Potrai aggiungere altri dettagli relativi alle attività inserite nello Step 3 all’interno del campo “Descrizione”. Non è invece presente un campo titolo e immagine per ogni attività. Dunque se vuoi che la tua attività abbia un proprio titolo, una propria immagine, o sia segnalata in una location differente da quella dell’evento principale, ti suggeriamo allora di aggiungerla come fosse un nuovo evento. Per aggiungere un nuovo evento, giungi alla conclusione della compilazione di tutti gli step del primo evento e poi scegli Crea un nuovo evento.
Per inserire un’attività inizia scegliendo la tipologia dal menù a tendina, la data di inizio, di fine, l’orario e la modalità di ingresso.
L’opzione Mostra orario di fine è abilitata di default per mostrare al pubblico l’orario di fine evento. Se preferisci non mostrare l’orario di fine evento, oppure se stai promuovendo un evento che terminerà oltre le 23.30 ti consigliamo di togliere la spunta e disabilitare questa opzione.
Se l’attività dell’evento dura un solo giorno, indica come data di fine la stessa data di inizio. Per attività di eventi che durano più di un giorno (Ex. Mostra in corso) puoi impostare gli orari specifici per ogni giorno della settimana selezionando l’opzione Personalizza gli orari settimanali.
Per ogni attività seleziona la Modalità di ingresso desiderata. Per le attività che prevedono una registrazione (gratuita o a pagamento) ti sarà richiesto di inserire i dettagli e il link utili al pubblico per registrarsi.
NB: Evita di inserire inaugurazioni o eventi di natura privata, ossia che non siano accessibili al pubblico secondo le modalità presenti nel modulo (ingresso gratuito, ingresso gratuito con registrazione, ingresso a pagamento, ingresso a pagamento con registrazione).
Al termine di questa sezione puoi aggiungere altre attività in calendario nell’ambito dello stesso evento, utilizzando il bottone Aggiungi un’altra attività al tuo evento.
Ecco un paio di esempi molto comuni:
– Una mostra che inaugura durante la MAW26
Imposta l’evento principale con titolo e location della mostra.
Crea una prima attività INAUGURAZIONE con data e ora di inaugurazione e modalità di ingresso (ex. gratuita).
Aggiungi una seconda attività MOSTRA IN CORSO con data dal giorno successivo all’inaugurazione fino alla fine della mostra, esplicitando gli orari settimanali di apertura e aggiungendo la modalità d’ingresso (ex. a pagamento).
– Una mostra, già in corso, che estende i suoi orari durante la MAW26
Imposta l’evento principale con titolo e location della mostra.
Crea una prima attività MOSTRA IN CORSO con data di apertura (già avventua) e chiusura della mostra, aggiungendo la modalità d’ingresso (ex. a pagamento).
Aggiungi una seconda attività ORARI ESTESI per le date in cui è prevista l’estensione dell’orario espositivo. Aggiungi la modalità d’ingresso (ex. a pagamento).
Clicca su Salva e procedi per continuare o su Salva e continua in seguito per salvare e riprendere in un secondo momento.
STEP 3 – CONTENUTI EVENTO
Nello Step 3 compila i contenuti dell’evento.
Una corretta e completa compilazione di questo step 3 aiuterà a visualizzare al meglio l’evento sul sito della Milano Art Week. Leggi quindi con attenzione le indicazioni di compilazione dei campi e le caratteristiche tecniche richieste per i file da caricare.
Linee guida per il caricamento delle immagini evento:
– Scegli immagini senza loghi e senza scritte e considera che possono risultare tagliate in alcune visualizzazioni e su certi dispositivi, utilizza dunque immagini che possano adattarsi a eventuali tagli con soggetti posizionati centralmente e non ai margini.
– Opta per immagini orizzontali, la dimensione consigliata è 2000 x 1380 pixel.
– Puoi caricare un massimo di 5 file immagine in formato .jpg oppure .png. con un peso massimo di 5 MB ciascuno.
– La prima immagine caricata sarà visualizzata come copertina dell’evento.
Puoi anche caricare fino a 2 video, inserendo il link video da YouTube o Vimeo
Trovi più informazioni su come estrapolare un link video da YouTube qui e da Vimeo qui.
Fornisci una breve descrizione dell’evento in lingua italiana e inglese.
Linee guida alla descrizione dell’evento:
– Descrivi l’evento con un massimo di 800 caratteri spazi compresi.
– Fornisci una descrizione del contenuto dell’evento in terza persona (es. Fondazione Arte Contemporanea presenta la mostra...).
– Usa un linguaggio chiaro e conciso, senza ripete le informazioni già inserite negli altri campi del modulo (come titolo, sottotitolo, curatela e location) già presenti nella scheda evento.
– Puoi utilizzare invece il campo di testo della descrizione per inserire le informazioni aggiuntive utili per ciascuna delle attività dell’evento segnalate, comprese le menzioni per eventuali collaborazioni, co-produzione, supporto o partnership.
Presta attenzione a inserire nei campi Versione ITA e Versione ENG la descrizione nelle lingue in cui desideri che appaia rispettivamente nel sito italiano e inglese della Milano Art Week.
Concludi i contenuti dell’evento selezionando uno o più ambiti di interesse dell’evento proposto. Se inserisci un ambito per errore puoi cancellarlo semplicemente cliccando sulla “x” accanto alla parola da cancellare.
In ultimo nel link della pagina web puoi inserire la pagina specifica dedicata all’evento, se diverso da quello della home page (inserita nello Step 1 nelle info dell’Ente organizzatore).
Se invece la pagina dedicata all’evento non è ancora esistente al momento della compilazione del modulo, oppure se sai che l’URL cambierà, per non rischiare di avere un link non funzionante, e opta per inserire nuovamente il link alla home page dell’Ente organizzatore.
Clicca su Salva e procedi per continuare o su Salva e continua in seguito per salvare e riprendere in un secondo momento.
STEP 4 – RIEPILOGO EVENTO
Al termine della compilazione dei primi 3 step del modulo trovi una schermata riassuntiva dove puoi controllare che tutte le informazioni inserite siano corrette prima di inviare la tua proposta di evento.
Dalla schermata di riepilogo puoi tornare indietro per apportare modifiche, se necessario.
Quando il contenuto è definitivo invia la proposta di evento cliccando “Conferma e Invia Evento”. ATTENZIONE: una volta inviato l’evento, non ti sarà più possibile modificarlo.
Dopo aver confermato e inviato l’evento, atterrerai su una pagina riassuntiva del tuo evento.
Qui potrai creare un nuovo evento cliccando su Crea nuovo evento.
CREAZIONE DI UN NUOVO EVENTO
Per creare un nuovo evento segui tutti i passaggi sopra descritti.
ATTENZIONE: Se apporti delle modifiche alle informazioni del Referente nei campi Nome, Cognome, Telefono tieni a mente che queste modifiche andranno a sovrascrivere le informazioni precedentemente inserite e il contatto del referente sarà quindi modificato all’interno del database della Milano Art Week. Ti invitiamo quindi a modificare i campi Nome, Cognome, Telefono del Referente in fase di creazione di un nuovo evento SOLO se sono presenti errori nella precedente compilazione.
E-MAIL DI RIEPILOGO E CONFERMA
Una volta inviato il modulo, all’indirizzo e-mail utilizzato per registrarti riceverai una e-mail di riepilogo. L’e-mail confermerà il corretto invio del modulo, e la presa in carico della tua proposta di evento da parte dell’organizzazione della Milano Art Week. Nell’e-mail troverai ricapitolate le informazioni principali relative all’evento da te proposto.
Una volta elaborato, riceverai una seconda e-mail che ti informerà sull’inclusione o meno del tuo evento nel programma della Milano Art Week 2026. In caso di conferma, troverai nella e-mail nuovamente un recap delle informazioni dell’evento. Se notassi degli errori scrivi a milanoartweek@artetotale.it segnalando tempestivamente le correzioni da apportare alle informazioni dell’evento precedentemente inviate.